W dzisiejszych czasach prawidłowe funkcjonowanie firmy w dużym stopniu uzależnione jest od sprawności wymiany oraz dostępu do dokumentów firmowych. Aby zapewnić czytelną i jasną wymianę pomiędzy poszczególnymi szczeblami (działami) firmy, jak również stałymi i potencjalnymi klientami firmy potrzebna jest pełna kontrola nad gromadzeniem i katalogowaniem pocztowej dokumentacji papierowej. W odpowiedzi na zapotrzebowania współczesnego rynku została przez nas stworzona innowacyjna Elektroniczna Książka Pocztowa z Obiegiem Dokumentów by CTI (EKPzOD by Cti). Pozwala ona na przygotowanie w szybki i wygodny sposób elektronicznych przesyłek pocztowych, a także na sprawne zarządzanie obiegiem dokumentów firmowych. Dzięki pełnej integracji z systemem Comarch ERP Optima, mamy możliwość zaimportowania do programu danych na temat firm, osób i urzędów.
Działanie programu Elektronicznej Książki Pocztowej z Obiegiem Dokumentów by CTI polega na przechowywaniu wszystkich dokumentów napływających i wypływających z firmy w jednej bazie danych. Dzięki temu w prosty sposób można wyszukać dowolny dokument, który został do programu wprowadzony, a także określić osoby powiązane z tym dokumentem, co usprawnia proces przepływu informacji w firmie. Program daje możliwość zatwierdzania dokumentów przez osoby do tego uprawnione, dzięki czemu mamy pewność, że wprowadzone do programu dokumenty zostały wcześniej zweryfikowane przez osobę upoważnioną. Ponadto, każda zmiana zapisu na liście w programie generuje historyczny zapis zmian dokonanych przez użytkownika, dzięki czemu istnieje możliwość prześledzenia dokonywanych w zmian.
Za pomocną programu EKPzOD by CTI możliwe jest również elektroniczne zatwierdzanie dokumentów przez osoby decyzyjne w firmie co znacznie usprawnia i przyspiesza obieg dokumentów.
Dzięki aplikacji otrzymujemy możliwość:
- przyjaznego i prostego wyszukiwania potrzebnego dokumentu,
- pełnej konfiguracji typu dokumentów (skan, cv, faktura itp.),
- grupowania filtrowania i wyszukiwania kontaktów na listach,
- szybkiej weryfikacji zdarzeń "na dokumencie",
- kontroli wprowadzonych dokumentów w kilku etapach (sekretariat, zarząd itp.),
- obsługi wielu firm w jednym programie,
- grupowania użytkowników działami,
- bezpieczeństwa danych.
Dzięki aplikacji dostajemy szybki dostęp do:
- graficznej prezentacji książki adresowej podzielonej na firmy, osoby oraz urzędy,
- dokumentów oraz załączników wcześniej wprowadzonych do programu,
- historii wprowadzonych zmian przez poszczególnych użytkowników.
Dlaczego warto korzystać z programu?
- Bo mając pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów w firmie zadbasz o płynność pracy swojej i swojego zespołu!
- Bo pozwala uniknąć sytuacji, w której dotarcie do potrzebnego dokumentu odbywa się przez klika działów w firmie co może negatywnie wpływać na funkcjonowanie firmy i jej wyniki!
- Bo Inwestując w Elektroniczną Książkę Pocztową z Obiegiem Dokumentów by CTI (EKPzOD by Cti) usprawnisz obieg ważnych dokumentów i informacji, oszczędzając czas swój i swoich pracowników!
